Ordnung im Büro

6 einfache Tipps für mehr Ordnung im Büro

Eine beliebte Aussage lautet: Das kreative Genie beherrscht das Chaos. Da ist bestimmt etwas Wahres dran und den wenigsten Menschen wurde Ordnung halten schon mit in die Wiege gelegt, aber mit ein wenig Ordnung und Struktur arbeitet es sich doch gleich effizienter. Und wer regelmässig für Ordnung sorgt, räumt irgendwann aus Gewohnheit auf - ohne gross darüber nachzudenken.
Vom Chaos- zum Wohlfühlschreibtisch

1. Vom Chaos- zum Wohlfühlschreibtisch

Legen Sie am besten direkt los: Räumen Sie doch einfach mal Ihren Schreibtisch komplett ab, putzen Sie die Oberfläche und geniessen Sie den freien Anblick. Wie fühlt sich das für Sie an? Danach heisst es "Selektion statt Vielfalt": Platzieren Sie nur die wesentlichen Gegenstände auf Ihrem Schreibtisch, die Sie regelmässig benötigen.

Und zwar sollten die Büro-Utensilien mit dem häufigsten Gebrauch am nächsten zu Ihnen stehen. Dazu gehören z.B. ein bis zwei Stifte, ein Schreibblock, Post-Its, Ablagefächer für Unterlagen und vielleicht ein Memoboard für wichtige Notizen in sichtbarer Nähe. Wenn Sie nicht täglich Schere, Tacker, Locher und dergleichen verwenden, haben diese Dinge der Ordnung halber nichts auf dem Schreibtisch zu suchen und gehören in eine Schublade in der Nähe des Tischs.

2. Ordnung im Home Office und im Büro macht Familie und Chef froh

Wenn Sie im Home Office arbeiten und es das Budget zulässt, vereinheitlichen Sie Ihre Ordnungssysteme und Beschriftungen im Büro. Ein Sammelsurium von verschiedenen Ordnern und Beschriftungsarten suggeriert dadurch eher "Unordnung" als beispielsweise einheitliche Produkte und Schriftarten. Und zeigen Sie Mut, sich von Dingen zu trennen; z.B. von dem einen Kugelschreiber, der immer wieder ausläuft und nicht richtig schreibt oder dem leeren Tacker, den Sie eh nie verwenden.

Haben Sie eine Grundordnung auf dem Schreibtisch geschaffen, machen Sie es sich zur Routine und räumen Sie abends kurz vor dem Feierabend Ihren Schreibtisch konsequent auf. Dadurch können Sie auch gedanklich den Tag abschliessen und Feierabend machen. Es hilft übrigens auch noch einen zusätzlichen Aufräumtag im Monat oder Quartal einzuplanen, um Schubladen, Regale und das E-Mail-Postfach aufzuräumen.

3. Digitales Aufräumen leicht gemacht

Nicht nur Büro und Schreibtisch können für Unübersichtlichkeit und Chaos verantwortlich sein, auch das E-Mail-Postfach und der Desktop sollten stets ordentlich und strukturiert sein. Es nützt der ordentlichste Schreibtisch nichts, wenn Sie dafür 5 Minuten nach einer Mail oder einer Datei suchen müssen. Räumen Sie dafür Ihr elektronisches Postfach ebenfalls täglich auf, markieren Sie Ihre Mails farblich nach Dringlichkeit und trauen Sie sich auch regelmässig Mails zu löschen, die Sie nicht mehr benötigen.

Behalten Sie auch auf Ihrem Desktop den Überblick, indem Sie alle Dateien zentral ablegen, einheitlich benennen sowie einfach und logisch strukturieren. Sprechen Sie sich dazu ggf. vorher mit Ihrem Team ab. Und arbeiten Sie intern lieber mit Verknüpfungen bzw. Links zu den Dokumenten als mit den Dateien selbst. Auch das erleichtert die Zusammenarbeit mit anderen immens.
Digitales Aufräumen leicht gemacht

4. Deadline-Junkie? Behalten Sie so den Überblick

Ja, es empfiehlt sich in aller Regel Berufliches und Privates zu trennen. Aber in diesem Fall nicht. Denn Ihre Zeit ist nur einmal vorhanden, weshalb Sie einen einzigen Kalender nutzen sollten. Damit behalten Sie den Überblick über alle Ihre Termine und können zeitliche Überschneidungen schneller erfassen.

Auch wenn der Trend derzeit wieder zur Papier-Form tendiert, sind elektronische Kalender einfach praktischer. Sie lassen sich leichter korrigieren, anpassen und mit anderen teilen, und können z.B. relevante Links enthalten, die man auf Grund ihrer umfassenden Linklänge heutzutage niemals handschriftlich notieren würde. Regelmässige Aufgaben und Termine können Sie in einem elektronischen Kalender als Serientermine erfassen und im Falle von Urlaub oder sonstiger Abwesenheit ganz einfach an Ihre Vertretung weiterleiten. So behalten Sie stets den Überblick.
Nicht verzetteln

5. Nie wieder verzetteln …

Papierstapel sind häufig der Beginn von Chaos. Anstatt einem oder vielen Stapeln auf dem Schreibtisch verteilt, empfehlen Ordnungsexperten die 3-Körbe-Ablage: Eingang, Aktuell und Ausgang. Mit diesem Grundüberblick fassen Sie im Idealfall jedes Blatt nur einmal an, arbeiten strukturiert die Fächer im Laufe des Tages ab und können sich so weniger "verzetteln".

Achten Sie auch hier darauf regelmässig auszumisten und Unterlagen, die Sie nicht gerade aus rechtlichen Gründen aufheben müssen, regelmässig zu entsorgen. Dabei wäre es heutzutage im digitalen Zeitalter generell wünschenswert die Papierberge im Büro zu reduzieren. Insbesondere mit Verweis auf die Umwelt weisen viele Personen in ihrer E-Mail-Signatur mit "Please consider the environment before printing this e-mail." daraufhin. Also denken Sie dran: Sie müssen nicht jede Mail und jedes Dokument ausdrucken!

6. Ordnung auf dem Schreibtisch = Ordnung im Kopf

Dieses Credo folgt der Ansicht, dass ein ordentlicher Schreibtisch die Karriere fördern kann. Jetzt fragen Sie sich sicher warum? Ein Schreibtisch ist wie die Visitenkarte des Mitarbeiters. Schauen Sie doch einmal mit fremden Augen Ihren Schreibtisch an. Was sehen Sie und wie würden Sie die Arbeit der Person mit einem solchen Schreibtisch beurteilen? Viele Menschen schliessen häufig vom Arbeitsplatz einer Person auf ihre Art zu arbeiten und haben entsprechend Vertrauen in die effektive Arbeitsweise oder eben nicht. Achten Sie daher auf eine gewisse Grundordnung und bewahren Sie nur das aktuell laufende Projekt auf Ihrem Schreibtisch.

Dennoch können etwas Inspiration und auch private Gegenstände und Erinnerungen nicht schaden; sie dürfen den Schreibtisch nur nicht überladen. Ein privates Bild auf dem Schreibtisch oder eine persönliche Gestaltung des Arbeitsplatzes zeigen übrigens, dass Sie sich an Ihrem Arbeitsplatz wohlfühlen und auch entsprechend einrichten.
Ordnung auf dem Schreibtisch = Ordnung im Kopf

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